Kopiering av Alma-poster

Oppdatert 2016-10-25

Når dere kopierer poster, så lager dere nye poster. Det betyr at det er like viktig å kontrollere at alle dataene er korrekte som om dere registrerer posten fra bunnen av.

F.eks. ved bruk av funksjonen Duplicate i Alma, for å lage nye poster, må dere rette alt som skal rettes i den nye posten. Det er spesielt viktig at dere sletter felter som ikke gjelder den nye posten. En god del felter er det bare å slette, og det er viktig å slette fordi det ellers kan få uforutsette følger. Er du i tvil, så slett.

Merk at dette kun gjelder ved duplisering av poster i Alma. Ved import fra eksterne kilder er f.eks. 035 et viktig felt som skal beholdes.

(Noen har gjort den erfaringen at de synes det blir såpass mye som må slettes at det er like godt å starte fra bunnen med en ny registrering. Men dette er en avveining hver enkelt må gjøre selv. Husk at bruk av maler kan være en godt start.)

035-feltet inneholder blant annet postens objektid fra BIBSYS og må derfor slettes på nye poster. Når dette dupliseres mister vi muligheten til å spore tilbake til riktig post i det gamle systemet.

035 som skal fjernes ved Duplicate kan f.eks. se slik ut:

035 __ |a 093483791-47bibsys_network

035 __ |a (NO-TrBIB)093483791

Leader (LDR) – Pass spesielt på posisjon 5. Sett denne til n (ny)

 007 – noen importerte poster har to forekomster av 007. Det gjelder digitaliseringer hvor vi har både trykt og elektronisk versjon på en post. Noen har beholdt disse når posten er kopiert, noe som feilaktig sier at det finnes digitalisert versjon av den nye også, noe det mest sannsynlig ikke er.

008 – datoen blir kopiert fra den opprinnelige posten. Rett denne til dagens dato.

015 – slettes

020 – sjekkes. (Ny utgave skal normalt ha nytt ISBN.)

913 og 042 fra den originale posten slettes.

Kort sagt: fjern all informasjon på posten som ikke skal være der. Rett det som skal rettes.

Det har også vært noen spørsmål om 901 og 991 som dere vil finne på de postene som har vært migrert fra gammelt system til Alma. Disse skal fjernes når dere kopierer poster. Når dere registrerer nye poster, f.eks. ved hjelp av maler, skal de ikke registreres. Men 901 og 991 skal ikke fjernes fra de postene som er migrert fra det gamle systemet. La disse ligge som de er.