Delfelt som forsvinner ved autoritetskontroll

2017-05-23

Saken gjelder en feil, eller en funksjonalitet i Alma som fungerer annerledes enn forventet, og som derfor fører til alvorlige tap av data. Det handler om at delfelt som legges til et autorisert felt, blir borte ved senere oppdateringer.

Feilen inntreffer for felter som blir autoritetskontrollert mot BARE og hvor det er tilføyd delfelt som ikke finnes på autoriteten i BARE. Felt som blir autoritetskontrollert vil, etter autorisering, få et symbol i form av et forstørrelsesglass foran feltet.   Forstørrelsesglasset er en klikkbar kobling til en autoritetspost. Ved senere  oppdateringer/synkroniseringer mellom Alma og BARE, vil alle delfelt som ikke er en del av autoritetsposten forsvinne fra den bibliografiske posten. (Feilene finnes både der hvor det er nyregistreringer i Alma og migrerte poster fra BIBSYS Blå.)

Dette er ingen uttømmende liste, men en oversikt over noen av de mest brukte delfeltene som forsvinner:

  • 100 $u – institusjonskode i poster kodet som vitenskapelig bokpublisering – både i-analytter og monografier
  • 110 $n $c og $d – nummer, sted og dato for konferanser hvor man ikke har en autoritet per konferanse, men felles autoritetspost for alle forekomster av konferansen
  • 111 $n, $c og $d – som for 110
  • 130 – standardtittel, alle delfelt bortsett fra $a, $n og $p, f.eks. $k og $l.
  • 6xx $t, $n, $p – delfelter for tittel i emneinnførsler
  • 7xx $t, $n, $p – delfelter for tittel i bi-innførsler. (Spesielt for musikk: $m, $o, $r)
  • 8xx $t, $n, $p – delfelter for tittel i bi-innførsler på serie

Eksempler (delfelt i fete typer forsvinner fra bib-poster i Alma):

X30 0# $a Bibelen $p NT $l Norsk $k Utvalg
X10 2# $$a NATO $$b AGARD. Avionics Panel. Symposium $$d 1993 $$c Ankara
X11 2# $$a Festspillutstillingen $$0 90746879 $$c Bergen $$d 2016
X00 12 $$a Bach, Johann Sebastian $$d 1685-1750 $$t Wohltemperierte Klavier $$n 1. T., nr 1 $$p Preludium
X00 12 $$a Ibsen, Henrik $$d 1872-1939 $$4 aut $$t Vildanden
X00 02 $$a Constantinus $$b 1 Magnus $$c romersk keiser $$t Epistulae $$k Utvalg $$l Tysk
X00 02 $$a Constantinus $$b 1 Magnus $$c romersk keiser $$t Oratio ad coetum sanctorum $$l Tysk

For å unngå at disse feltene skal forsvinne ved oppdateringer i Alma, må man etter å ha autorisert ved hjelp av F3, fjerne delfelt $0. På den måten blir feltet liggende uten kobling til BARE, og dermed blir delfeltene heller ikke slettet.

$4 – relasjonskode – blir ikke slettet, så der fortsetter vi som før: Feltet autoriseres og delfelt $0 beholdes.

Å fjerne $0 har selvsagt noen uheldige konsekvenser. Hvis autoritetsposten senere blir oppdatert eller endret, vil innførselen ikke bli oppdatert i den bibliografiske posten. En annen svært uheldig konsekvens, er at søk på alternative navneformer i Oria, ikke vil gi treff.

Vi vet foreløpig ikke når, eller hvordan denne saken vil bli løst, men håper ikke dette vil ta alt for lang tid.